De acordo com a IDG Global, uma das mais respeitadas editoras acadêmicas do mundo, o fluxo de informações pode ser definido como “uma visão específica que se concentra no caminho seguido pela informação”.
E mais, para a IDG esse conceito abrange ainda: a circulação de informação entre as várias entidades e os vários indivíduos envolvidos e a entrada ou saída de informações por unidade de tempo.
Assim, quando falamos em uma empresa, estamos nos referindo à qualidade, à quantidade, à frequência, ao tempo e à continuidade em que as informações circulam. E isso entre departamentos, entre profissionais, com clientes, parceiros e organizações governamentais etc.
Com isso em mente, nossa missão neste artigo é apresentar a você uma série de dicas para que o fluxo de informações do seu negócio seja organizado. Confira!
Por que uma distribuidora deve manter seu fluxo de informações organizado?
Considerando que as informações são os resultados dos dados produzidos e coletados por uma empresa, bem como do conhecimento adquirido ou gerado por ela, é correto afirmar que elas são a base das tomadas de decisão.
Empresas que administram as informações de forma consciente e estratégica tendem a ser mais competitivas, produtivas e lucrativas. Elas facilitam a comunicação interna (com colaboradores e parceiros) e externa (clientes, governo, sociedade em geral), além de amparar sua estratégia e seus planos de ação em fatos concretos.
No segmento da distribuição, especificamente, temos visto a orientação a dados ser implementada com mais afinco nos últimos anos. À medida que a tecnologia é empregada para automatizar processos, reduzir custos e facilitar o dia a dia operacional, o conteúdo informacional se torna um ativo cada dia mais importante.
Logo, é fundamental que as empresas desse ramo tornem seus fluxos informacionais mais controlados. Só assim poderão obter vantagens competitivas e transformar conhecimento e capacidade de intercâmbio de ideias, métodos e práticas em lucratividade.
Como organizar o fluxo de informações no seu negócio?
Veja, a seguir, algumas dicas que podem tornar o fluxo de informações mais organizado e efetivo:
1. Padronize a comunicação com ambientes internos e externos
Um primeiro passo rumo à organização do fluxo de informações é a padronização da comunicação. É dizer: criar rotinas, definir meios, estabelecer o que pode o que não pode ser comunicado, conhecer os públicos de interesse, caprichar nos conteúdos etc.
Por exemplo, ao estabelecer que os relatórios de vendas serão utilizados pelo time de marketing é preciso, por exemplo, dar permissão para que determinados profissionais consigam gerar informações a partir dos dados do sistema ERP.
Qual será a rotina com que isso será feito? Quem está autorizado a realizar essa tarefa? Quais dados são confidenciais? Todas essas perguntas devem ser respondidas para que o fluxo informacional siga um padrão.
Da mesma forma, o intercâmbio de comunicações com os públicos exteriores à organização também devem ser regulamentados. Por quais meios os clientes e fornecedores entrarão em contato? Como serão atendidos? Que informações podem ser passadas a eles? Antevendo essas rotinas, é possível controlar os discursos, tornar os processos mais eficientes e evita ruídos que possam prejudicar a imagem da empresa.
2. Utilize as ferramentas tecnológicas adequadas
A escolha dos sistemas por onde as informações vão circular também é crucial para o sucesso do fluxo.
Com um bom sistema integrado de gestão empresarial (ERP) é possível criar sequências lógicas de transmissão de dados entre setores, filiais etc. Uma solução de CRM pode ajudar a fazer dos dados insumos para melhorias do relacionamento com o mercado, e assim por diante.
As empresas que lidam com um grande volume de dados também têm investido em soluções de Big Data, Analytics e Business Intelligence. Assim, conseguem ordenar, processar e analisar dados para transformá-los em ativos que facilitem a tomada de decisões. Elas ganham mais poder analítico para localizar padrões de comportamento de seus públicos-alvo, podem monitorar os passos da concorrência etc.
3. Defina canais eficientes para comunicação
Se o fluxo de informações também se refere ao movimento das comunicações, é importante que os canais sejam controlados.
Com a tecnologia digital ganhando cada dia mais força, está muito mais barato, rápido e prático criar meios para que a informação possa circular com rapidez e segurança.
Hoje, é muito rápido e fácil criar uma intranet em que todas as informações úteis para o dia a dia da empresa estejam reunidas e fáceis de serem localizadas. Há, inclusive, maneiras de tornar esse tipo de portal em uma espécie de rede social interna. Assim, a experiência do usuário se torna mais agradável.
Em vez de contar somente com o telefone para atender ao cliente, por exemplo, agora é possível criar chats online, usar aplicativos de mensagens rápidas etc.
O que não é recomendado é que a empresa perca o controle dos canais utilizados pelos seus públicos. O ideal é que a TI seja consultada antes de se implementar um software ou de adotar um aplicativo para que opine sobre a viabilidade técnica, entre outros fatores.
4. Tome cuidado com a segurança da informação
Atualmente, uma das grandes preocupações do mundo corporativo é — ou deveria ser — com a integridade e a confiabilidade das informações. Na mesma medida em que a tecnologia se desenvolve, cresce o número de fraudes, especialmente no âmbito cibernético.
Assim, é fundamental que a infraestrutura de TI esteja protegida contra ataques de hackers e que os colaboradores sigam uma política de manipulação, alteração e compartilhamento dos dados.
5. Promova conscientização e engajamento entre os colaboradores
Quem cria, capta e move as informações organizacionais são os profissionais que atuam na empresa. Se eles não estiverem conscientes de que o fluxo informacional é um ativo e precisa ser bem cuidado, provavelmente vão incorrer em erros que podem colocar toda a estratégia em perigo.
Por isso, é imprescindível que o tema seja inserido na cultura empresarial. Uma das maneiras de fazer isso é promover palestras sobre o assunto. Proporcionar ferramentas e reforçar o controle do fluxo de informações (monitoramento dos sistemas, por exemplo) também ajuda bastante.
Como está o fluxo de informações no seu negócio? Aprofunde-se mais neste assunto conhecendo os 5 cruzamentos de dados indispensáveis para a sua empresa!
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