É bastante comum nas empresas profissionais gastarem muito tempo tentando encontrar algum documento específico e depois perceberem que se prejudicaram pelos minutos perdidos. Os processos realizados manualmente podem aumentar as chances de erros. Porém, é possível modificar esse quadro e otimizar a gestão de documentos na sua empresa.
Para muitos gestores, esse pode não ser um assunto urgente, mas, na verdade, os documentos estão presentes na rotina de toda empresa e, caso eles não estejam bem organizados, poderá trazer muitos problemas. Ao seguir alguns passos nessa organização, a empresa ganhará vantagens competitivas, tanto por reduzir o tempo gasto em pesquisas como também por otimizar a produtividade da equipe.
Pensando nisso, neste post daremos algumas dicas para que você não erre na hora de gerenciar os documentos de sua empresa. Confira!
Separar documentos de acordo com o uso
Primeiramente, é preciso separar os documentos conforme a frequência de uso de cada um deles. Devem ser armazenados em locais de fácil acesso os papéis que precisam ser consultados com frequência, como fichas de cadastro dos seus clientes, fornecedores e catálogos, por exemplo.
Já os documentos que são consultados esporadicamente devem ser mantidos em locais mais reservados. Recibos de pagamento de salário, ficha de funcionários desligados, comprovantes, entre outros, são alguns tipos. Eles podem, inclusive, ficar em salas separadas do departamento administrativo.
Para facilitar seu trabalho, faça uma lista ou tabela para administrar os documentos com mais agilidade e os classifique da seguinte forma:
- devem ser armazenados digitalmente, como relatórios e fichas cadastrais, por exemplo;
- devem ser arquivados em formato físico, como contratos e demais papéis que contêm assinaturas;
- não precisam ser guardados depois de serem utilizados ou digitalizados, como cópias de documentos.
Organizar a guarda física dos documentos
Devido ao fato de ser impossível livrar-se de todos, o mais correto a ser feito é organizá-los da melhor forma possível. Para tal, junte todos os documentos em um único lugar e separe uma sala com arquivos e crie uma maneira de simplificar os documentos e as pastas — por data e por ordem alfabética.
Caso a empresa tenha um grande acervo, o ideal é mantê-lo acessível somente a um colaborador de confiança. Dessa forma, ele ficará incumbido de guardar a papelada, assim como auxiliar em eventuais consultas de rotina. Assim, seu arquivo se manterá sempre organizado.
Considerar a temporalidade
A temporalidade é outro ponto essencial da gestão de documentos. É muito importante conhecer o prazo mínimo de manutenção de cada um deles, especialmente os que podem ser fiscalizados por órgãos trabalhistas e fiscais. Estes seriam, por exemplo, recibos de pagamento de salários, notas fiscais, comprovantes de pagamento de tributos e contribuições, que devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos.
É importante ressaltar que graves punições podem ser aplicadas caso a organização passe por alguma auditoria em que esses documentos sejam solicitados e não sejam apresentados. Porém, não são todos os documentos que devem ser guardados por muito tempo.
Além disso, descartar parte desses arquivos é uma ação necessária para assegurar espaço e possibilitar o acesso rápido aos que ainda não podem ser descartados. Uma ótima maneira de controlar esses prazos é elaborar uma planilha de validade que liste os documentos de acordo com seu tipo e data de descarte.
Criar uma rotina de digitalização
É muito importante digitalizar os documentos que precisam ser guardados por mais tempo, devido ao risco de degradação. Para manter a organização, providencie um porta-documentos para cada setor de sua empresa. Dessa forma, cada colaborador poderá depositar, ao longo do dia, todos os papéis que devem ser digitalizados.
Outra opção é escolher um determinado momento do dia para fazer isso, pois, assim, será possível otimizar a produtividade e evitar que funcionários deixem de lado as suas funções para realizar as digitalizações.
Fazer backups
Para garantir a segurança dos dados, é essencial realizar o backup de arquivos digitalizados. Logo, atualize tudo periodicamente, mantenha esses documentos na internet, no computador e também em um pendrive, a fim de garantir que tudo estará disponível quando for necessário.
Outra questão importante que prejudica a gestão de documentos digitais é a falta de backups. Essa prática precisa ser realizada com frequência, preferencialmente, sempre no mesmo horário. Dessa forma, evita que os documentos sejam perdidos e também que tenham que ser digitalizados novamente.
Estabelecer políticas claras de uso de documentos
Outra questão essencial na gestão de documentos é a criação de uma política de armazenamento, tanto físico quanto digital. De nada adianta realizar práticas para desenvolver essa área na organização se os funcionários que estão envolvidos com ela não souberem como atuar.
Por isso, é preciso definir rotinas, processos e políticas bem claras de armazenamento para cada tipo de documento ou arquivo digital. O departamento financeiro, por exemplo, deve realizar o arquivamento dos pagamentos feitos no dia anterior, logo no início do expediente, por meio da digitalização.
O fato é que a base para o sucesso de qualquer gestão é a padronização e o mapeamento de processos. Uma forma segura e inteligente de evitar riscos e assegurar o andamento das atividades, como danos ou extravio de arquivos, é determinar regras claras para o uso e o transporte de documentos.
Estabeleça quais documentos podem ser acessados por todos e quais devem ter acesso restrito, de acordo com as normas de utilização dos documentos. Determine também processos adequados de solicitação, a fim de que o controle seja feito da melhor maneira possível.
Ter uma caixa de entrada
É preciso desenvolver o hábito de conferir os novos documentos e analisar se é necessário guardá-los, para impedir que a desorganização e a bagunça retornem ao local de trabalho com o passar do tempo. Para tal, é imprescindível que seja utilizada uma caixa de entrada para recolher todos os documentos que chegam e, depois, realizar a verificação do que é necessário fazer com cada um deles.
Por fim, com todas essas dicas será muito fácil desenvolver uma gestão de documentos extremamente eficiente em sua empresa. Pois, além de aproximar os seus colaboradores despertando neles o espírito de trabalho colaborativo e em equipe, também contribui para a organização dentro de cada setor. Lembrando que é muito importante conscientizar os funcionários para que o processo ocorra com muita naturalidade.
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