Além de grandes oportunidades para os negócios, a transformação digital do mercado também traz uma série de desafios. Hoje, empresas que querem se consolidar, principalmente no comércio, precisam de integração entre departamentos operacionais e administrativos, controle financeiro mais ágil e confiável, além de automação em todas as áreas — do atendimento à logística.
Mas como agregar tantas novas demandas dentro da sua operação atual sem ter que investir muito ou reformular a empresa completamente? Hoje, vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre o software de ERP: o que é, suas vantagens e como ele ajuda o seu negócio. Você está pronto? Então vamos começar!
O que é ERP?
Por centenas de anos, gerenciar uma empresa foi uma responsabilidade sem muitas mudanças em seus processos. O proprietário do negócio podia até delegar sua administração, mas, no fim, teria que lidar com vários arquivos, livros e relatórios sobre diversos aspectos do que faz um negócio bem-sucedido.
Nesses casos, o grande desafio era compreender como cada processo, cada funcionário influencia no resultado final — na velocidade de uma entrega, em uma margem de lucro maior ou na qualidade do atendimento.
Isso acontecia por ser, de fato, bem difícil conseguir erguer a cabeça e olhar para um cenário maior de performance do negócio enquanto se está perdido entre tantos papéis: o relatório financeiro, a produtividade dos colaboradores, os contratos com fornecedores, o controle de estoque. Nesse modelo analógico, a origem de um problema ou uma oportunidade podem demorar a ser encontrados até que seja tarde demais.
É por isso que, quando a tecnologia começou a fazer parte do mundo corporativo, uma das primeiras soluções criadas foi o software de Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa — conhecido como ERP.
Esse modelo de software é, ao mesmo tempo, uma plataforma e uma ferramenta para gestão empresarial das informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais.
O objetivo da implementação desse tipo de tecnologia é integrar e centralizar todas os dados que envolvem uma atividade empresarial em um único sistema, para que o gestor tenha acesso fácil, rápido e customizado à performance de todos os departamentos e setores que movem o seu negócio.
O software de ERP geralmente é implementado em um servidor centralizado, de onde pode ser distribuído em unidades autônomas para todos os funcionários, diretores e colaboradores, que precisam analisar e atuar de acordo com o desempenho de cada aspecto produtivo.
Qual é a importância de um software de ERP para as empresas?
O software de ERP é, acima de tudo, uma solução de gestão integrada. É uma plataforma que permite ao empresário um controle direto e simplificado sobre todos os setores de um negócio, além de oferecer a coleta, organização e cruzamento de informações fundamentais para a tomada de decisões.
Em um cenário ideal, com um bom sistema de ERP e sua implantação de modo adequado, os gestores da empresa têm uma visão segmentada de cada processo e tarefa importante para a produção e, ao mesmo tempo, têm também uma visão ampla e completa de como esses dados interagem.
É dessa característica centralizadora e integrada que surgem as oportunidades que todo empresário busca em seu negócio: a possibilidade de economizar recursos otimizando processos, um controle financeiro maior para equilibrar as contas, a chance de aumentar a eficiência na hora de controlar o estoque e até informações relevantes sobre seu público-alvo para a criação de novas estratégias.
Esse é o cenário que torna o ERP uma vantagem competitiva e, hoje, uma necessidade de sobrevivência. Em um mercado cada vez mais digital, nem sempre os preços são suficientes para vencer a concorrência.
A capacidade de fazer mais por menos, oferecer condições especiais, economizar na operação e repassar esse custo em um relacionamento mais próximo com o consumidor é o que vai separar, daqui para frente, as empresas de sucesso daquelas que ficaram pelo caminho.
Em que áreas o software de ERP é útil?
Em termos gerais, qualquer setor empresarial pode se beneficiar de um sistema de gestão integrado, basta que a solução escolhida e a forma de implementação sejam adequadas à natureza do negócio e ao perfil de seu gestor.
Mas, se existe uma área em que o ERP vem transformando negócios e mudando o mercado profundamente, é o setor do comércio. A utilidade e o objetivo de um sistema ERP casam perfeitamente com esse tipo de operação em todos os aspectos ao longo de uma cadeia de varejo. Veja em que áreas especificamente você tem a ganhar mais quando investir na tecnologia:
Varejo
O varejo de lojas físicas é, talvez, o que se mostra mais impactado pela implantação de um software de ERP, porque muitas empresas ainda não estão acostumadas a lidar com soluções tecnológicas em sua administração.
É verdade que, hoje, vários processos são automatizados dentro de um varejo, como o banco de dados dos clientes, o relacionamento com fornecedores, os meios de pagamento no caixa, mas muito pouco ainda é feito (principalmente no Brasil) para centralizar essas ilhas de tecnologia em um sistema de gestão único.
E-commerce
O e-commerce, por outro lado, já nasceu com alguns dos conceitos do ERP incluídos em sua filosofia: a automação do atendimento, o controle em tempo real de estoque em relação aos pedidos realizados, uma documentação maior do perfil e dos hábitos de compra do consumidor.
Mas, ainda assim, muitas soluções utilizadas para essa integração no comércio digital são insuficientes ou não atingem o potencial esperado pelo empresário — por a solução ser muito difícil ou engessada, fazendo com que ela nunca se encaixe perfeitamente dentro daquele negócio.
Além disso, o software de ERP para e-commerce é perfeito para a transição do offline para o online. Quando a loja virtual é criada para se tornar uma extensão da física, a gestão integrada é fundamental para fazer com que essas engrenagens funcionem em sintonia.
Um erro muito comum de quem está começando a investir em vendas digitais é tratar os dois modelos como coisas separadas, dificultando a análise de performance e segmentando sua base de clientes — que traria muito mais resultados quando trabalhada em conjunto, tanto na gestão de atendimento omnichannel quanto na oferta de vantagens e condições especiais
Distribuição
Seja em uma empresa distribuidora ou em um varejo que trabalha com a própria entrega de seus produtos, o ERP é uma excelente ferramenta de apoio automatizado à logística em todas etapas dessa cadeia.
No controle de estoque, o sistema de gestão pode cruzar dados de fornecimento com os de venda para informar a melhor hora e a quantidade ideal para a próxima compra. Com informações sobre hábitos de compra, é possível prever demandas sazonais e se preparar para vender mais nas épocas festivas.
O mesmo sistema é capaz de acompanhar o processo de cada venda desde a conversão do cliente até a entrega final. São etapas como preparação para envio, parceiras de distribuição, rotas de entrega, rastreamento de encomendas, todas passíveis de economia e otimização quando existe um software por trás coletando e cruzando informações relevantes sobre esse fluxo.
Seja na venda física, seja na online, no relacionamento com o cliente ou na entrega, o sucesso de uma empresa da área do comércio está diretamente ligado a quão eficiente é sua operação e quanto você pode economizar para repassar esse ganho ao público.
O ERP é uma ferramenta para atingir esses objetivos, e quanto mais integração você precisa na sua administração, mais vantagens vai conseguir extrair desse tipo de plataforma.
Quais são os benefícios e vantagens de um ERP?
Então é hora de discutir em mais detalhes o que você tem a ganhar quando implementar um software de ERP no seu varejo — seja loja física, virtual ou as duas. Nós listamos os maiores benefícios para você entender como tirar proveito dessa solução:
Gestão completa e padronizada
Esse é o ponto principal da adoção de um ERP e o motivo inicial pelo qual empresários buscam uma boa plataforma para integrarem sua gestão.
O papel principal dessa tecnologia é unir todos os dados relevantes para a empresa em um único ambiente, que seja padronizado e ofereça uma visão completa sobre desempenho, problemas e oportunidades.
Os relatórios criados por um sistema ERP são muito mais confiáveis na hora de apresentar resultados de performance, porque não deixam de lado qualquer aspecto produtivo.
É possível, por exemplo, definir por que determinado produto está tendo um retorno melhor, levando em conta os hábitos do público, a rotatividade do estoque, a última negociação com o fornecedor e até o método de trabalho do profissional responsável pelo atendimento. Só com uma visão completa e padronizada é possível comparar e replicar os bons resultados.
Modernização de processos
Replicar o que dá certo é sempre um passo a mais em direção à eficiência e à otimização da cadeia operacional em um varejo. E, se o objetivo é fazer mais com menos, a modernização é sempre o caminho mais curto para o sucesso.
Com um software de ERP, principalmente os processos administrativos ganham uma nova dimensão dentro da empresa. Os controles de estoque, vendas, pessoal, metas e, claro, financeiro passam a ser automatizados em sua coleta e análise. Os livros, arquivos, documentos impressos e as tarefas manuais ficam todos no passado. Sem isso, será impossível competir de igual para igual no futuro.
Controle sobre toda a cadeia produtiva
Tanta informação e monitoramento integrados resultam imediatamente em mais controle para o administrador da empresa. As ferramentas incluídas em uma plataforma ERP permitem que essa visão ampla de processos e etapas resulte em novos ciclos produtivos com ajustes constantes e flexibilidade de operação.
Um controle tão próximo permite que o gestor identifique em tempo real oportunidades de crescimento — seja abraçando um novo mercado ou encontrando formas de reformular sua logística. Mudanças que antes demoravam meses para serem planejadas e postas em prática acontecem em dias com um ERP bem implementado.
Redução de falhas de operação e administração
Esse controle maior também ajuda na hora de identificar e corrigir problemas. Por exemplo, se existe algum conflito de informações entre o relatório financeiro e o controle de estoque, você fica sabendo imediatamente — as grandes conferências e verificações de números viram coisa do passado.
Se houver, também, qualquer problema com a produtividade dos funcionários ou na compra com fornecedores, tudo isso pode ser cruzado e sinalizado em muito menos tempo. É mais uma grande vantagem em direção a uma operação eficiente e otimizada.
Melhor relacionamento com fornecedores
Falando em fornecimento, o ERP pode, inclusive, melhorar sua relação com as empresas parceiras. Um sistema ágil e integrado de gestão permite um controle mais próximo e preciso do estoque relacionado às vendas.
Dessa forma, é possível prever demandas e se antecipar à falta de um produto com mais facilidade, reduzindo o tempo de resposta dos fornecedores. Uma compra com mais prazo e foco é a receita perfeita para negociar condições melhores, que se tornarão uma vantagem a mais para o consumidor que você deseja atrair.
Mais munição para as estratégias do futuro
No fim, o software de ERP não é apenas uma plataforma de gestão atual do seu negócio, mas um mapa para o sucesso da sua empresa. Muitas das oportunidades de crescimento já estão se mostrando nos seus números, nos seus processos e na sua administração. Basta uma ferramenta adequada para visualizá-los direito.
Do cruzamento de dados operacionais, administrativos e financeiros, você tem o que precisa para pensar em novas estratégias de mercado: novos nichos, produtos, campanhas, comunicação. Essa já é uma realidade hoje, e o ERP do futuro deve tornar seu caminho cada vez mais claro, para se antecipar aos concorrentes e se consolidar no mercado.
Quais são os fatores críticos de sucesso de implantação de um ERP?
É sempre importante reforçar que a simples adoção de um sistema de gestão empresarial não é suficiente para conseguir todas os benefícios que ele pode proporcionar a uma empresa.
Uma implantação de ERP é um momento crítico para seu sucesso. Ainda que simples e fácil de começar a usar, algumas dicas são essenciais para não errar nesse primeiro passo tão importante:
Planejamento
Pode parecer óbvio, mas uma das principais causas de fracasso empresarial tem origem na falta de planejamento adequado de qualquer estratégia ou mudança dentro do negócio. Com a implantação do ERP, não é diferente.
Em um conceito amplo, planejar significa levantar sua condição atual, suas demandas, definir o caminho para o ajuste e escolher as melhores ferramentas para a caminhada. É importante saber onde você está e aonde quer chegar.
Na hora de investir em tecnologia no negócio, são estes os pontos que devem ser levantados: o que você pretende ganhar com essa solução, como preparar os funcionários para utilizarem o sistema com eficiência, como readequar processos e coletas de dados para automatizar o máximo de processos possível etc. Sem esse planejamento, vai ser impossível mensurar seus resultados lá na frente.
Escolha do software
Um passo fundamental para a implantação de tecnologia na sua administração é escolher o melhor sistema de gestão empresarial, que seja o mais adequado ao seu negócio.
Nesse caso, dois fatores devem ser levados em conta: a gama de ferramentas e recursos que o ERP apresenta e o suporte que a provedora da tecnologia oferece em curto, médio e longo prazo.
No primeiro, busque a solução mais completa possível para a gestão da sua empresa. A plataforma deve oferecer ferramentas de coleta, monitoramento, análise e interpretação de dados, além de ter um painel de controle integrado, para que você realize ajustes com facilidade.
Já em relação ao suporte, a empresa parceira pode otimizar ainda mais a sua gestão oferecendo opções extras de segurança, compliance e o atendimento de chamados no caso de problemas com a operação.
Unindo todas essas características, um bom software de ERP tem tudo para tirar o peso de processos manuais das suas costas e liberar o seu perfil gestor e de liderança para guiar o negócio para o sucesso.
Uso da nuvem
Um ponto importante que queremos listar também é o uso da nuvem na hora de gerir o seu varejo. Um ERP na nuvem potencializa sua natureza de centralização e integração porque permite o acesso ao sistema da empresa de qualquer lugar e a qualquer hora.
Além disso, o uso de cloud computing na gestão permite a distribuição tecnológica para todos os departamentos. É uma forma de não só unir as etapas operacionais da empresa, mas também todos os seus funcionários em um ambiente de colaboração e produtividade.
Tendo atenção ao seu planejamento e sem pular etapas, a implantação de um sistema ERP é simples, rápida e capaz de trazer em retorno todos os benefícios que você espera da tecnologia.
Como o ERP atua especificamente em áreas importantes para o setor de comércio?
Depois de conversarmos bastante sobre o que é um ERP, o que o torna tão importante no mercado atual e como implementar a solução sem sustos, decidimos terminar este artigo indo diretamente ao ponto mais relevante para você: a atuação de um sistema de gestão e se o seu negócio está entre os que mais se beneficiam da tecnologia.
Veja, então, como o software de ERP se comporta nestas áreas relacionadas ao comércio:
ERP para distribuidores
Para quem trabalha apenas na cadeia logística de um varejo ou realiza essa função por conta própria, o ERP é capaz de englobar os aspectos mais importantes da sua gestão, como compras, controle de estoque, faturamento, comissões, relatórios gerenciais, além de uma integração fiscal e contábil — inclusive com a integração de nota fiscal eletrônica no sistema.
No lado operacional, você ainda conta com formação automática de carga que seleciona e otimiza rotas de entrega, romaneios, minutas de despacho e o gerenciamento de etiquetas lógicas.
Ou seja, a partir da adoção de um sistema ERP, bastam alguns cliques para que você tenha acesso ao desempenho de qualquer processo relacionado à logística, além de relatórios, como eles se relacionam e insights sobre formas melhores de realizar o mesmo trabalho.
ERP para o varejo
Além do controle de estoque, muitas outras pontas que compõem a operação e administração de um varejo físico podem ser centralizadas em um software de ERP.
Com uma boa plataforma de gestão integrada, é possível fazer análises de crédito mais confiáveis, fazer gestão de compras e automatizar processos no caixa e na força de vendas.
Por trás da sua operação na loja física, é possível gerenciar notas fiscais eletrônicas e, inclusive, transmitir informações diretamente ao fisco. Outra vantagem é receber sugestões automatizadas de compra, que se baseiam em médias de venda e consumo, estoque mínimo, curva ABC e vários outros métodos.
Nesse âmbito financeiro e administrativo, mais uma facilidade do ERP é a gestão de metas, comissões e relatórios de produtividade sem precisar checar manualmente o resultado de cada colaborador.
ERP para e-commerce
E se o seu varejo é exclusivamente digital ou usa o e-commerce como uma extensão da loja física, o sistema de gestão empresarial, quando bem escolhido, tem vantagens exclusivas para essa área.
É possível, por exemplo, gerenciar preços e promoções de forma automatizada ou centralizada em um único painel de controle. Isso elimina aquele trabalho desnecessário e maçante de redigitação de produtos.
Um bom ERP ainda pode ser integrado às maiores e melhores plataformas de e-commerce, além de grandes marketplaces. Essa parceria garante mais controle e performance para a sua loja virtual.
Com essa integração, você consegue até gerenciar mais de um ambiente de comércio digital sem aumentar a sua carga de trabalho, mantendo a eficiência e o bom atendimento em todas as suas frentes de venda.
Por último, quem adota um bom ERP no e-commerce ganha algumas facilidades, como a emissão automática de nota fiscal, gerenciamento de listas de casamento, reserva de estoque, integração de sistema para cálculo de frete e validação rápida de informações cadastrais.
Ou seja, não importa a área de atuação da sua empresa ou seu posicionamento no mercado. Um software de ERP é a solução tecnológica mais recomendada para gerir em busca de automação, otimização e economia. Hoje, essa é uma vantagem incrível. No futuro, será uma necessidade de sobrevivência.
Então, que tal começar sua pesquisa e encontrar a solução perfeita de gestão integrada para o seu negócio? É só entrar em contato com a gente! A ONCLICK oferece um software de ERP completo para transformar sua empresa e te preparar para o sucesso!
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